Contents
Part 1 Professional English for Front Desk Secretary
Unit 1 Daily Reception1
Task 1 Getting to Know the Procedures of Daily Reception1
Task 2 Greeting the Guest6
Task 3 Sending off the Guest12
Unit 2 Phone Calls Handling17
Task 1 Techniques of Telephoning17
Task 2 Transferring a Call22
Task 3 Making an Appointment27
Task 4 Taking a Phone Message32
Unit 3 Daily Paperwork Handling39
Task 1 Dealing with E-mails39
Task 2 Dealing with Faxes46
Task 3 Writing a Recruitment Advertisement52
Part 2 Professional English for Department Secretary
Unit 4 Phone Calls Handling58
Task 1 Providing Information58
Task 2 Handling Complaints63
Task 3 Business Negotiation68
Unit 5 Meeting Arrangements73
Task 1 How to Organize Meetings73
Task 2 Meeting Notice79
Task 3 Chairing a Meeting83
Task 4 Meeting Brief89
Unit 6 Paperwork Handling94
Task 1 Setting up a Filing System94
Task 2 Letter of Introduction99
Task 3 Contract104
Part 3 Professional English for Secretary to the General Manager
Unit 7 Overseas Travelling Arrangements112
Task 1 Contacting the Other Party112
Task 2 Writing an Itinerary116
Task 3 Writing a Visa Invitation Letter121
Task 4 Filling in a Visa Application Form127
Task 5 Booking Arrangements135
Unit 8 Business Reception Arrangements143
Task 1 Picking Up Guests at the Airport143
Task 2 Talking about an Itinerary150
Task 3 At a Business Dinner Party155
Task 4 Company Visit162
Task 5 Sightseeing167
Unit 9 Company Meeting Arrangements174
Task 1 Discussing Meeting Arrangements174
Task 2 Writing a Meeting Agenda179
Task 3 Writing a Meeting Invitation Letter185
Task 4 Making Opening Remarks189
Task 5 Taking Meeting Minutes194
Unit 10 Company Paperwork Handling203
Task 1 Company Overview202
Task 2 Writing Memorandum207
Task 3 Letter of Thanks212
Task 4 Letter of Congratulations & Letter of Condolence216
Task 5 Short Speech222
Keys to Exercises228
目 录
Part 1 前台文秘职业英语
Unit 1 日常接待
（阅读）Task 1 日常接待概述
（听说）Task 2 迎接来宾
（听说）Task 3 送别来宾
Unit 2 电话接打
（阅读）Task 1 接打电话概述
（听说）Task 2 转接电话
（听说）Task 3 安排约会
（写作）Task 4 电话留言
Unit 3 文书处理
（写作）Task 1 电子邮件
（写作）Task 2 传真
（写作）Task 3 招聘广告
Part 2 部门秘书职业英语
Unit 4 电话接打
（听说）Task 1 接受信息咨询
（听说）Task 2 处理投诉
（听说）Task 3 洽谈业务
Unit 5 会议组织
（阅读）Task 1 会议概述
（写作）Task 2 会议通知
（听说）Task 3 主持会议
（写作）Task 4 会议纪要
Unit 6 文书处理
（阅读）Task 1 档案整理
（写作）Task 2 介绍信
（阅读）Task 3 合同
Part 3 总经理秘书职业英语
Unit 7 总经理出境商务旅行安排
（听说）Task 1 联系对方
（写作）Task 2 总经理旅行日程表
（阅读）Task 3 签证邀请函
（写作）Task 4 签证申请表
（听说）Task 5 预订机票酒店
Unit 8 公司涉外商务接待
（听说）Task 1 机场迎接
（听说）Task 2 日程安排
（听说）Task 3 商务宴请
（听说）Task 4 参观公司
（听说）Task 5 游览观光
Unit 9 公司会议安排
（听说）Task 1 筹备会议
（写作）Task 2 会议议程表
（写作）Task 3 会议邀请函
（写作）Task 4 会议开幕词
（写作）Task 5 会议记录
Unit 10 文书处理
（写作）Task 1 公司简介
（写作）Task 2 备忘录
（写作）Task 3 感谢信
（写作）Task 4 贺信、慰问信
（写作）Task 5 总经理致辞
参考答案